Política de inspección de pedidos y servicio posventa B2B de Bopman

1. Confirmación del pedido y del producto

Antes de la producción, ambas partes deberán confirmar por escrito el modelo del producto, la especie de madera, la estructura, las dimensiones, la clasificación, la gama de colores, el acabado superficial, la cantidad, el embalaje, el precio, las condiciones de pago, el programa de producción y las condiciones de entrega. Para parqués decorativos personalizados o productos especiales, también deberán confirmarse los planos, la orientación de ensamblaje y las muestras. Las muestras, los planos, las especificaciones técnicas y las listas de inspección deberán identificar su versión y servirán como referencia para la producción y la aceptación.

Las muestras sirven para confirmar los materiales y los rangos de color, acabado y fabricación acordados por ambas partes. La madera natural puede presentar diferencias de veta, tonalidad y nudos; su conformidad se determinará según la clasificación, el rango de muestras y las normas técnicas acordados. Los problemas que excedan lo acordado no pueden justificarse únicamente como variaciones naturales. Las imágenes del sitio web y los colores en pantalla no sustituyen las muestras y especificaciones escritas confirmadas por ambas partes.

2. Cantidades mínimas y muestras

Pedidos con embalaje de marca personalizado: para tablas rectas, el mínimo habitual es de 300 m² por combinación de color y tamaño; para diseños en espiga, chevrón y productos de formas especiales, el mínimo habitual es de 300 m² por especificación. Los diseños especiales, las combinaciones de materiales o los requisitos de embalaje se evalúan por separado.

Venta al por mayor con nuestra propia marca o de existencias: el mínimo habitual es de 100 m², con la posibilidad de combinar varios SKU según las existencias y las condiciones de expedición confirmadas. Las cantidades por modelo, la forma de combinar productos y la disponibilidad estarán sujetas a la oferta y al pedido.

Hasta dos muestras pequeñas estándar sin personalización: coste de muestra 0 USD, transporte aparte. Más de dos: presupuesto aparte. Personalizadas: 150 USD × unidades confirmadas, no reembolsable y descontable de un pedido posterior al por mayor; transporte y otros costes excluidos. Tipo y total se confirman antes del pago.

3. Pago y plazo de producción

Una vez que ambas partes hayan confirmado el pedido y las muestras y planos necesarios, el cliente abonará el anticipo de producción acordado. El porcentaje del anticipo, la moneda, el método de pago y la distribución de los gastos se indicarán en la oferta o el contrato. La producción se programará tras recibir el anticipo y confirmar que toda la documentación necesaria está completa. Si un retraso del cliente en el pago o en la confirmación de la documentación afecta a la programación, el plazo de entrega se ajustará según el contrato y el efecto real, y se notificará al cliente por escrito.

La naturaleza jurídica del anticipo de producción y la liquidación en caso de cancelación se regirán por el contrato y la legislación aplicable. Deberán conservarse los registros de los costes de materiales, muestras, producción y embalaje específico destinados al pedido. En caso de cancelación o modificación, la liquidación se realizará según el contrato, el avance real y los costes tras una mitigación razonable de las pérdidas; el anticipo no se considerará, de forma general, ni íntegramente reembolsable ni no reembolsable.

El plazo de producción habitual es de 25–40 días después del anticipo; las condiciones exactas de inicio y la fecha de entrega se confirmarán según el producto, la cantidad, los requisitos de personalización y el pedido. El plazo de producción no equivale al plazo de llegada: deben contemplarse por separado los tiempos de inspección, transporte y despacho aduanero.

Las modificaciones del pedido o los retrasos en confirmar muestras o planos pueden afectar al precio y al plazo de entrega; ambas partes deberán confirmar por escrito los ajustes. Si se producen cambios en el avance de la producción que afecten a la entrega, comunicaremos al cliente la programación actualizada.

4. Producción y organización de la inspección

Una vez terminada la producción y completada la autoinspección de fábrica, notificaremos al cliente para que organice la inspección previa a la expedición. El método, los aspectos a inspeccionar, el alcance del muestreo, los criterios de evaluación, el plazo de realización y los gastos deberán confirmarse con el pedido antes de la producción. La autoinspección de fábrica no sustituye automáticamente la inspección del cliente ni la confirmación de sus resultados. Si el cliente incorpora o modifica posteriormente inspecciones, ensayos o criterios de aceptación, deberán confirmarse previamente por escrito su viabilidad, costes y efectos en el plazo de entrega; los requisitos nuevos no pueden imponerse unilateralmente como criterios de aceptación del pedido original.

El cliente puede inspeccionar en fábrica, encargar la inspección a un representante autorizado o a una entidad independiente, realizar una inspección por vídeo en tiempo real o, mediante acuerdo escrito de ambas partes, confirmar los resultados a partir del informe de autoinspección, fotografías y vídeos del pedido correspondiente. Las facultades de los inspectores y el efecto de los informes de terceros deberán aclararse previamente. Los informes de inspección y los registros de confirmación de resultados no equivalen a una autorización escrita de expedición.

Según los requisitos del pedido, la inspección puede verificar el producto y el lote, la cantidad, el aspecto, la gama de colores, las dimensiones, el ensamblaje, el embalaje y las marcas de expedición. La humedad, las prestaciones estructurales y otros indicadores técnicos deberán comprobarse mediante los métodos, equipos y normas acordados. Los ensayos que requieran laboratorio se acordarán por separado.

La distribución de los gastos de la autoinspección habitual de fábrica, del material de vídeo acordado y de la inspección por terceros designados por el cliente deberá figurar en la oferta o el contrato. Los ensayos, entidades de inspección o revisiones adicionales solicitados por el cliente se sufragarán según lo acordado tras su confirmación. Si es necesaria una nueva inspección porque no hemos preparado la mercancía conforme a lo acordado o por una no conformidad de producción confirmada, asumiremos los costes razonables relacionados con la causa, dentro del alcance acordado previamente. Los costes razonables debidos a una cancelación o un cambio de fecha de última hora, o una ampliación de los aspectos a inspeccionar por parte del cliente se imputarán al cliente conforme a lo acordado. Se aplicarán las disposiciones legales que establezcan otra cosa.

5. Inspección por vídeo y confirmación de resultados

En la inspección por vídeo deberán verificarse primero el pedido, el lote y el alcance de la mercancía, para después mostrar el conjunto del lote, abrir cajas según el muestreo acordado y mostrar el aspecto, las dimensiones, el ensamblaje y el embalaje del producto. El cliente puede indicar las partes que desea examinar con especial atención. El registro de inspección deberá indicar la fecha, los participantes, la versión de las muestras o especificaciones utilizadas, la cantidad de muestras, los resultados y los aspectos no cubiertos. Con el acuerdo de ambas partes, se conservarán las fotografías, vídeos, informes y comunicaciones de confirmación correspondientes para la entrega del pedido y las investigaciones posteriores.

El vídeo está sujeto a limitaciones de cámara, iluminación, conexión y alcance del muestreo. No sustituye todas las comprobaciones presenciales ni los ensayos de laboratorio, ni implica que se haya inspeccionado cada tabla de suelo. Antes de la inspección, ambas partes deberán confirmar los aspectos que pueden comprobarse y los que quedarán fuera.

El cliente o su representante autorizado con facultad para confirmar los resultados deberá registrar por escrito el alcance y los resultados de la inspección. Si se detectan problemas, deberán registrarse las no conformidades, las cantidades afectadas, la solución prevista y las medidas correctoras y nuevas inspecciones. Una vez completadas y confirmadas las actuaciones correspondientes, se procederá al pago del saldo final conforme al contrato. Las desviaciones concretas aceptadas expresamente por el cliente deberán enumerarse por separado. El registro de resultados de esta fase sirve para confirmar la calidad y la cantidad, y no constituye una autorización de expedición; la autorización escrita deberá completarse por separado después de confirmar la recepción del saldo final.

Cada pedido deberá precisar el plazo de inspección tras el aviso de disponibilidad de la mercancía, el plazo para pagar el saldo final tras la confirmación de los resultados, el procedimiento de autorización escrita después de recibir el saldo final y el plazo para recoger la mercancía o proporcionar instrucciones de expedición. En caso de retraso del cliente, enviaremos un recordatorio escrito conforme a lo acordado, indicando las actuaciones pendientes, el plazo para completarlas y los posibles gastos o efectos en la entrega. La falta de respuesta no se considerará automáticamente una inspección aprobada ni una autorización completada; un retraso en las gestiones tampoco implica automáticamente que la fábrica acepte ampliar los plazos originales de pago o recogida.

El pedido deberá establecer el período de almacenamiento gratuito, su fecha de inicio, las tarifas por exceso de plazo y otros gastos razonables. Si, vencido dicho período, siguen pendientes la inspección, el pago, la autorización escrita o la recogida, podremos, tras cumplir el procedimiento de notificación acordado y conforme al contrato válido, cobrar costes razonables de almacenamiento dentro del alcance convenido, ajustar el programa de expedición o adoptar las medidas permitidas por el contrato. No prometemos almacenamiento gratuito indefinido. Los riesgos y las responsabilidades de seguro seguirán determinándose conforme al contrato, las condiciones comerciales y la legislación aplicable; el vencimiento del plazo no supone automáticamente que la mercancía se haya entregado.

6. Recepción del saldo final y autorización escrita de expedición

Una vez completada la inspección del cliente, confirmados sus resultados y resueltos los problemas correspondientes conforme al plan escrito de ambas partes, el cliente deberá pagar íntegramente el saldo final dentro del plazo contractual. Después de verificar la recepción efectiva del saldo final, la persona responsable de autorizar la expedición designada en el pedido deberá emitir una autorización escrita de expedición; solo después se organizará el envío o la entrega de la mercancía conforme al pedido. Un justificante de transferencia no equivale a la recepción de los fondos. Sin haber recibido el saldo final no se podrá autorizar la expedición ni organizar el envío, y la recepción del saldo final por sí sola tampoco sustituye la autorización escrita. Si el saldo final no se recibe conforme a lo acordado, la organización del envío podrá suspenderse según el contrato, que regirá las notificaciones, ajustes de plazo y gastos correspondientes. Cualquier modificación de la mercancía, el embalaje o el transporte después de la autorización requerirá una confirmación escrita adicional.

Si una parte de la mercancía está en disputa, ambas partes deberán precisar por escrito lo antes posible la mercancía afectada, las medidas de revisión o subsanación y el tratamiento del pago y la expedición de la parte no controvertida. Las cantidades reclamadas, deducciones o aplazamientos del pago se regirán por el contrato, la confirmación escrita de ambas partes y la legislación aplicable. Una pretensión unilateral no modifica automáticamente las obligaciones de pago acordadas, sin perjuicio de los derechos reconocidos por la ley.

Antes del envío se comprobarán el embalaje, las cantidades y las marcas de expedición, y se facilitarán la lista de empaque, la factura comercial y los documentos de transporte acordados según el pedido. El número de contenedor, el número de precinto y los registros de carga, entre otros, se facilitarán según el método de expedición utilizado y los requisitos del pedido.

El contrato deberá especificar el modo de transporte, el lugar de entrega, el flete, el seguro y las responsabilidades de declaración y despacho aduaneros. Si se utilizan Incoterms®, deberán indicarse el término concreto, el lugar o puerto designado y la versión. El riesgo sobre la mercancía se transmite conforme a lo acordado, y no se determina de manera general por el pago o por la indicación de «enviado». La transmisión de la propiedad se regirá por separado por el contrato.

7. Comprobaciones a la llegada y antes de la instalación

Al recibir la mercancía, compruebe el embalaje, el número de bultos y los daños visibles. En caso de roturas, humedad o faltantes, conserve fotografías tomadas en el lugar, el embalaje, las etiquetas de las cajas y los documentos de recepción, y notifíquenoslo prontamente a nosotros y al transportista correspondiente para tramitarlo según los requisitos contractuales, de transporte y de seguro.

Antes de instalar, compruebe el modelo del producto, la gama de colores, las especificaciones y el estado visible. Si detecta anomalías, suspenda el uso de la mercancía afectada, conserve muestras y pruebas y adopte medidas razonables para evitar que aumenten las pérdidas. El entorno de instalación, las condiciones del soporte, el almacenamiento, la colocación y el mantenimiento deberán cumplir los requisitos técnicos escritos del producto concreto.

La inspección, el pago, la recepción o la instalación por el cliente no eximen por sí mismos de las responsabilidades que legalmente no pueden excluirse. El incremento de las pérdidas causado por la falta de medidas razonables de inspección o mitigación por parte del cliente se evaluará según las causas reales, el contrato y la legislación aplicable.

8. Tramitación posventa y determinación de responsabilidad

Al presentar una objeción sobre la calidad o la entrega, facilite primero el número de pedido, el modelo o lote del producto, una descripción del problema, la cantidad afectada y fotografías o vídeos. Según el tipo de problema, también podrán requerirse etiquetas de cajas, listas de empaque, informes de inspección, documentos de recepción e información sobre el almacenamiento o el entorno de instalación. Conserve la mercancía afectada, el embalaje necesario y muestras representativas para permitir su verificación. Los plazos de notificación, los productos cubiertos por la garantía y su duración y fecha de inicio se regirán por el contrato y la legislación aplicable. Contacte con nosotros prontamente tras detectar el problema.

Verificaremos las causas contrastando las especificaciones escritas, las muestras aprobadas, los registros de inspección previa a la expedición, los registros de envío y los resultados de los ensayos necesarios. La presentación o admisión a trámite de una solicitud no implica reconocer responsabilidad ni prometer una indemnización. Si se requiere una nueva inspección o un ensayo de terceros, ambas partes deberán confirmar primero la entidad, el método, las muestras y la distribución de los gastos; estos se liquidarán según el contrato y las causas determinadas. Si varias causas contribuyen a las pérdidas, se actuará según sus respectivas causas, responsabilidades y la legislación aplicable.

Las desviaciones concretas claramente comunicadas durante la inspección y aceptadas por escrito por el cliente se tratarán dentro del alcance confirmado por ambas partes, y no podrán volver a plantearse como problemas no comunicados. Esa aceptación no abarca problemas no revelados ni cambios no consentidos.

Los problemas derivados del transporte, la carga y descarga, el almacenamiento, la humedad en el lugar de instalación, el soporte, la instalación, el uso o el mantenimiento se evaluarán según sus causas reales y la distribución de riesgos acordada, y no se clasificarán directamente como problemas de calidad de fabricación. Si también existe una falta de conformidad del embalaje o la expedición con lo acordado, deberá investigarse igualmente.

Los defectos de fabricación que no pudieran detectarse razonablemente en la inspección previa a la expedición y respecto de los cuales existan pruebas de que ya estaban presentes al transmitirse el riesgo según lo acordado seguirán investigándose y tramitándose conforme al contrato y la legislación aplicable. La aprobación de la inspección no constituye una exención general de responsabilidad por todos los defectos de fabricación ocultos.

9. Soluciones y alcance de la responsabilidad

Una vez confirmada nuestra responsabilidad, el cliente deberá brindarnos una oportunidad razonable de inspeccionar y subsanar dentro de lo permitido por el contrato y la legislación aplicable. Ambas partes confirmarán primero soluciones viables, como reparación, envío complementario o sustitución, y su programa de ejecución, según la naturaleza del problema, la mercancía afectada y las necesidades de uso. Si no es razonablemente posible subsanar, la subsanación no se completa conforme a lo acordado o persiste la falta de conformidad, se determinarán después una reducción del precio, un reembolso adecuado u otras medidas conforme al contrato y la legislación aplicable, sin perjuicio de los remedios que puedan reclamarse directamente por ley.

El alcance de la solución se basará en los problemas comprobados, la mercancía realmente afectada y la responsabilidad correspondiente. Un problema parcial no implica automáticamente la devolución de todo el lote ni el reembolso de todo el pedido. Los productos de sustitución deberán confirmarse según las especificaciones acordadas y un rango razonable de correspondencia; no prometemos una coincidencia exacta entre lotes nuevos y anteriores de madera natural. Si la diferencia afecta al uso acordado, ambas partes confirmarán por separado una solución adecuada.

Los costes de ensayos, devolución, envíos complementarios, transporte, retirada y reinstalación, entre otros, se determinarán según la causa de la responsabilidad, el contrato y la legislación aplicable. Salvo las medidas urgentes y razonables de mitigación y los gastos legalmente reclamables, no asumimos automáticamente los costes de retirada, trabajos correctivos o destrucción realizados por el cliente por iniciativa propia, ni los compromisos de indemnización que este contraiga con terceros. En la medida de lo posible, deberán confirmarse previamente por escrito las actuaciones y gastos que se pretenda que asumamos, y conservarse los justificantes.

Esta política no ofrece garantías ilimitadas ni indemnizaciones incondicionales. El alcance de la indemnización, los límites de responsabilidad, las pérdidas indirectas y el lucro cesante se regirán por las estipulaciones válidas del contrato y la legislación aplicable. Esta política no excluye responsabilidades que legalmente no puedan excluirse o limitarse.

Las devoluciones requieren confirmación escrita previa que identifique la mercancía, la cantidad, el lugar de devolución, el modo de transporte y la distribución de los gastos. No devuelva mercancía por iniciativa propia sin confirmación. La aceptación de la devolución y la liquidación posterior se regirán por la solución confirmada por ambas partes y la legislación aplicable.

10. Modificación y cancelación de pedidos

Si el cliente desea modificar o cancelar un pedido, deberá solicitarlo por escrito lo antes posible. Evaluaremos si es posible detenerlo o ajustarlo según el avance real de la compra de materiales, la preparación de muestras, la producción, el embalaje específico y la preparación del envío, y presentaremos los efectos en costes y plazos para su confirmación por ambas partes. Los costes específicos del pedido ya incurridos o razonablemente comprometidos se liquidarán según el contrato y la legislación aplicable, descontando las partes evitables, recuperables o que puedan destinarse razonablemente a otros usos. No se cobrarán dos veces las mismas pérdidas.

La modificación o cancelación no deberá considerarse aceptada hasta alcanzar un acuerdo escrito. Ambas partes deberán adoptar medidas razonables para evitar el aumento de las pérdidas, y los importes ya pagados se tratarán una vez confirmada la liquidación. Las facultades concretas de cancelación, el cálculo de los gastos y las disposiciones de reembolso o pago adicional se regirán por el contrato y la legislación aplicable.

Para mercancías B2B personalizadas o fabricadas bajo pedido, no ofrecemos un compromiso general de devolución o cambio sin motivo. Las devoluciones, cambios o cancelaciones por motivos ajenos a la calidad se regirán por el contrato de ambas partes y la legislación aplicable. Los incumplimientos de lo acordado relativos a fabricación o entrega se evaluarán por separado mediante el procedimiento posventa de esta política.

11. Aplicación del contrato y contacto

Esta política es una explicación general sobre compras y servicio posventa. Los requisitos de producto, pago, inspección, entrega, garantía y resolución de controversias de cada pedido se regirán por el contrato válidamente celebrado entre ambas partes y la legislación aplicable. En caso de diferencias, prevalecerán las estipulaciones específicas válidas del pedido. Las actualizaciones posteriores del sitio web no modifican automáticamente de forma retroactiva los pedidos ya confirmados.

Envíe sus consultas a través del canal de atención posventa del sitio web de Bopman o de la persona de contacto comercial indicada en el pedido, e incluya el número de pedido para facilitar su comprobación y tramitación.