Cette politique s’applique aux achats professionnels auprès de Bopman effectués par les importateurs, distributeurs, clients de marques et acheteurs de projets. Nous organisons la production, le contrôle et la livraison selon la commande confirmée par les deux parties et assumons les responsabilités correspondantes en fonction de la cause du problème et des dispositions contractuelles.
Processus de base : confirmation de la commande → réception de l’avance de production → production et autocontrôle → contrôle par le client → réception du solde → autorisation écrite d’expédition → organisation de l’expédition.
1. Confirmation de la commande et des produits
Avant la production, les deux parties doivent confirmer par écrit le modèle, l’essence de bois, la structure, les dimensions, le classement, la gamme de couleurs, la finition, la quantité, l’emballage, le prix, les conditions de paiement, le programme de production et les conditions de livraison. Pour les parquets à motifs personnalisés ou les produits spéciaux, les plans, le sens d’assemblage et les échantillons doivent également être confirmés. La version des échantillons, plans, spécifications techniques et listes de contrôle doit être indiquée ; ces éléments servent de référence pour la production et la réception.
Les échantillons servent à confirmer les plages de matériaux, de couleurs, de finitions et de fabrication convenues. Le grain, la teinte et les nœuds du bois naturel peuvent varier ; la conformité s’apprécie selon le classement, la plage représentée par les échantillons et les normes techniques convenus. Un problème dépassant la plage convenue ne peut pas être expliqué uniquement par des variations naturelles. Les images du site et les couleurs affichées à l’écran ne remplacent pas les échantillons et spécifications écrites confirmés par les deux parties.
2. Quantités minimales et échantillons
Commandes avec emballage personnalisé à la marque du client : pour les lames droites, le minimum habituel est de 300 m² par combinaison de couleur et de dimensions ; pour les motifs à bâtons rompus, en chevrons et les produits de forme spéciale, il est généralement de 300 m² par spécification. Les motifs spéciaux, combinaisons de matériaux ou exigences d’emballage font l’objet d’une évaluation distincte.
Vente en gros sous notre propre marque ou sur stock : le minimum habituel est de 100 m², avec possibilité de combiner plusieurs références SKU selon les stocks et conditions d’expédition confirmés. Les quantités par modèle, les modalités de mélange et la disponibilité sont celles du devis et de la commande.
Jusqu’à deux petits échantillons standard non personnalisés : frais d’échantillon 0 USD, transport séparé. Au-delà de deux : devis séparé. Sur mesure : 150 USD × unités confirmées, non remboursable et déductible d’une commande en volume ultérieure ; transport et autres frais exclus. Type et total confirmés avant paiement.
3. Paiement et délais de production
Après confirmation par les deux parties de la commande et des échantillons et plans nécessaires, le client verse l’avance de production convenue. Le pourcentage de cette avance, la devise, le mode de paiement et la répartition des frais sont indiqués dans le devis ou le contrat. La production est programmée après réception de l’avance et confirmation de toutes les informations nécessaires à la production ; si un retard du client dans le paiement ou la confirmation des informations affecte la programmation, le délai de livraison est ajusté selon le contrat et l’incidence réelle, avec notification écrite au client.
La nature juridique de l’avance de production et les modalités de règlement en cas d’annulation sont régies par le contrat et le droit applicable. Les coûts des matériaux, échantillons, travaux de production et emballages dédiés déjà engagés pour cette commande doivent être documentés. En cas d’annulation ou de modification, le règlement tient compte du contrat, de l’avancement réel et des frais subsistant après des mesures raisonnables de limitation des pertes ; l’avance n’est pas systématiquement considérée comme intégralement remboursable ni comme non remboursable.
Le délai habituel de production est de 25 à 40 jours après le versement de l’avance ; les conditions précises de départ de ce délai et la date de livraison sont confirmées selon le produit, la quantité, les exigences de personnalisation et la commande. Le délai de production n’est pas le délai d’arrivée des marchandises ; il faut également tenir compte du contrôle, du transport et du dédouanement.
Les modifications de commande et les retards de confirmation des échantillons ou plans peuvent affecter le prix et le délai de livraison ; les deux parties doivent confirmer les ajustements par écrit. Si l’avancement de la production évolue d’une manière affectant la livraison, nous communiquerons au client les dispositions actualisées.
4. Organisation de la production et du contrôle
Une fois la production et l’autocontrôle de l’usine terminés, nous avisons le client afin qu’il organise le contrôle avant expédition. La méthode de contrôle, les points à vérifier, l’étendue de l’échantillonnage, les critères d’appréciation, le délai de réalisation et les frais doivent être confirmés avec la commande avant la production ; l’autocontrôle de l’usine ne remplace pas automatiquement le contrôle du client ni la confirmation de ses résultats. Si le client ajoute ou modifie des inspections, essais ou critères de réception en cours de route, la faisabilité, les frais et l’incidence sur le délai doivent d’abord être confirmés par écrit. Ces nouvelles exigences ne peuvent pas être imposées unilatéralement comme critères de réception de la commande initiale.
Le client peut choisir un contrôle à l’usine, un contrôle par un représentant autorisé ou un organisme tiers, un contrôle vidéo en direct ou, avec l’accord écrit des deux parties, une confirmation des résultats sur la base du rapport d’autocontrôle, des photos et des vidéos correspondant à la commande. Les pouvoirs des contrôleurs et la portée des rapports de tiers doivent être précisés au préalable ; les rapports de contrôle et les documents confirmant les résultats ne constituent pas une autorisation écrite d’expédition.
Le contrôle peut porter, selon les exigences de la commande, sur les produits et lots, les quantités, l’aspect, la gamme de couleurs, les dimensions, l’assemblage, l’emballage et les marques d’expédition. L’humidité, les performances structurelles ou d’autres caractéristiques techniques doivent être contrôlées selon les méthodes, équipements et normes convenus ; les essais nécessitant un laboratoire font l’objet d’un accord distinct.
La répartition des frais de l’autocontrôle habituel de l’usine, des vidéos convenues et du contrôle par un tiers désigné par le client doit figurer au devis ou au contrat. Les frais des essais, organismes d’inspection ou contrôles répétés supplémentaires demandés par le client sont pris en charge conformément à l’accord confirmé. Si un nouveau contrôle est nécessaire parce que nous n’avons pas préparé les marchandises comme convenu ou en raison de non-conformités de production confirmées, nous prenons en charge les frais raisonnables correspondant à cette cause, dans les limites convenues au préalable ; les frais raisonnables dus à une annulation de dernière minute, un report ou l’ajout de contrôles par le client lui incombent selon l’accord. Toute exigence légale différente s’applique.
5. Contrôle vidéo et confirmation des résultats
Le contrôle vidéo doit commencer par la vérification de la commande, du lot et du périmètre des marchandises, puis montrer l’ensemble du lot, l’ouverture de cartons selon l’échantillonnage convenu, l’aspect des produits, les dimensions, l’assemblage et l’emballage. Le client peut indiquer les parties qu’il souhaite examiner en priorité. Le compte rendu doit préciser la date, les participants, la version des échantillons ou spécifications utilisés, la quantité échantillonnée, les résultats et les points non couverts ; avec l’accord des deux parties, les photos, vidéos, rapports et échanges de confirmation correspondants sont conservés pour la livraison de la commande et d’éventuelles investigations ultérieures.
La vidéo est limitée par la caméra, l’éclairage, la connexion réseau et l’étendue de l’échantillonnage. Elle ne peut remplacer tous les contrôles sur place ou essais en laboratoire et ne signifie pas que chaque lame a été inspectée. Les deux parties doivent confirmer avant le contrôle les points pouvant être vérifiés et ceux qui ne seront pas couverts.
Le client ou son représentant autorisé à confirmer les résultats doit consigner par écrit le périmètre et les résultats du contrôle. En cas de problème, il faut consigner les non-conformités, les quantités touchées, la solution retenue ainsi que les dispositions de correction et de nouveau contrôle ; une fois le traitement achevé et confirmé, le paiement du solde est effectué selon le contrat. Les écarts précis expressément acceptés par le client doivent être listés séparément. À ce stade, les résultats du contrôle servent à confirmer la qualité et la quantité, sans constituer une autorisation d’expédition ; cette autorisation écrite doit être établie séparément après confirmation de la réception du solde.
Chaque commande doit préciser le délai de contrôle après l’avis de mise à disposition, le délai de paiement du solde après confirmation des résultats, la procédure d’autorisation écrite après réception du solde et le délai d’enlèvement ou de communication des instructions d’expédition. En cas de retard du client, nous adressons un rappel écrit conformément à l’accord, précisant les démarches restantes, le délai de régularisation et les frais ou effets possibles sur la livraison. L’absence de réponse ne vaut pas automatiquement acceptation du contrôle ni autorisation d’expédition ; un report des dispositions prévues ne vaut pas non plus accord automatique de l’usine pour prolonger le délai initial de paiement ou d’enlèvement.
La durée de stockage gratuit, son point de départ, les frais de stockage au-delà de cette durée et les autres frais raisonnables doivent être convenus dans la commande. Si le contrôle, le paiement, l’autorisation écrite ou l’organisation de l’enlèvement ne sont toujours pas achevés à l’échéance, nous pouvons, après avoir respecté la procédure de notification convenue, facturer des frais raisonnables de stockage dans les limites convenues, ajuster le programme d’expédition ou prendre les mesures permises par le contrat valide. Nous ne promettons pas un stockage gratuit sans limite de durée ; les risques et les obligations d’assurance restent régis par le contrat, les conditions commerciales et le droit applicable, et le dépassement du délai ne vaut pas automatiquement livraison.
6. Réception du solde et autorisation écrite d’expédition
Une fois le contrôle du client achevé, ses résultats confirmés et les problèmes correspondants traités selon la solution écrite convenue entre les parties, le client doit régler intégralement le solde dans le délai contractuel. Après vérification de la réception effective du solde, la personne responsable de l’autorisation désignée dans la commande établit l’autorisation écrite d’expédition ; l’expédition ou la remise est ensuite organisée selon la commande. Un justificatif de virement ne vaut pas réception des fonds ; aucune autorisation d’expédition ni organisation de l’expédition ne peut intervenir tant que le solde n’a pas été reçu, et sa réception ne remplace pas l’autorisation écrite. Si le solde n’est pas reçu comme convenu, les dispositions d’expédition peuvent être suspendues selon le contrat ; les notifications, ajustements de délais et frais sont régis par celui-ci. Toute modification des marchandises, de l’emballage ou du transport après autorisation exige une confirmation écrite distincte.
Si une partie des marchandises est contestée, les deux parties doivent préciser par écrit dans les meilleurs délais les marchandises concernées, les dispositions de vérification ou de remède, ainsi que le paiement et l’expédition de la partie non contestée. Le montant des réclamations, les déductions ou le report du paiement sont traités selon le contrat, la confirmation écrite des deux parties et le droit applicable ; une demande unilatérale ne modifie pas automatiquement les obligations de paiement convenues. Les droits prévus par la loi restent préservés.
Avant l’expédition, l’emballage, les quantités et les marques d’expédition sont vérifiés ; la liste de colisage, la facture commerciale et les documents de transport convenus sont fournis selon la commande. Le numéro du conteneur, le numéro du scellé et les relevés de chargement sont fournis selon le mode d’expédition effectif et les exigences de la commande.
Le mode de transport, le lieu de livraison, le fret, l’assurance et les responsabilités de déclaration en douane et de dédouanement doivent être clairement précisés dans le contrat. En cas d’utilisation des Incoterms®, le terme exact, le lieu ou port désigné et la version doivent être indiqués. Les risques sur les marchandises sont transférés selon cet accord, et non systématiquement en fonction du paiement ou du statut « expédié » ; le transfert de propriété est régi séparément par le contrat.
7. Contrôles à l’arrivée et avant installation
À la réception, veuillez vérifier l’emballage, le nombre de colis et les dommages apparents. En cas de casse, d’humidité ou de manquants, conservez les photos prises sur place, les emballages, les étiquettes des cartons et les documents de réception ; informez-nous rapidement ainsi que les transporteurs concernés et procédez conformément au contrat et aux exigences de transport et d’assurance.
Avant l’installation, veuillez vérifier le modèle, la gamme de couleurs, les spécifications et l’état visible des produits. En cas d’anomalie, suspendez l’utilisation des marchandises concernées, conservez des échantillons et des preuves et prenez des mesures raisonnables pour éviter l’aggravation des pertes. L’environnement d’installation, l’état du support, le stockage, la pose et l’entretien doivent respecter les exigences techniques écrites du produit concerné.
Le contrôle, le paiement, la réception ou l’installation par le client ne dégagent pas automatiquement des responsabilités auxquelles la loi interdit de déroger ; l’aggravation des pertes due à l’absence de contrôles ou de mesures raisonnables de limitation des pertes de la part du client sera évaluée selon les causes réelles, le contrat et le droit applicable.
8. Traitement après-vente et détermination des responsabilités
Pour toute contestation de qualité ou de livraison, veuillez d’abord fournir le numéro de commande, le modèle ou le lot, une description du problème, la quantité touchée et des photos ou vidéos. Selon le problème, des étiquettes de cartons, listes de colisage, rapports de contrôle, documents de réception ou informations sur le stockage ou l’environnement d’installation peuvent également être nécessaires. Conservez les marchandises concernées, les emballages nécessaires et des échantillons représentatifs pour permettre la vérification. Les délais de notification, les produits couverts par la garantie, sa durée et son point de départ sont régis par le contrat et le droit applicable ; veuillez nous contacter rapidement après la découverte du problème.
Nous vérifierons les causes en nous référant aux spécifications écrites, aux échantillons approuvés, aux contrôles avant expédition, aux relevés d’expédition et aux résultats d’essais nécessaires. Le dépôt ou la prise en charge d’une demande ne signifie pas que la responsabilité est reconnue ni qu’une indemnisation est promise. Si un nouveau contrôle ou des essais par un tiers sont nécessaires, les deux parties doivent d’abord confirmer l’organisme, la méthode, les échantillons et la répartition des frais, puis régler ces frais selon les causes établies et le contrat. Si plusieurs causes contribuent aux pertes, le traitement tient compte de chacune, des responsabilités respectives et du droit applicable.
Les écarts précis clairement signalés lors du contrôle et acceptés par écrit par le client sont traités dans les limites confirmées par les deux parties et ne peuvent être présentés à nouveau comme des problèmes non signalés ; les problèmes non divulgués et les modifications non approuvées ne sont pas couverts par cette acceptation.
Les problèmes liés au transport, à la manutention, au stockage, à l’humidité sur site, au support, à l’installation, à l’utilisation ou à l’entretien sont évalués selon les causes réelles et la répartition des risques convenue, sans être directement qualifiés de défauts de fabrication. Toute non-conformité de l’emballage ou de l’expédition à l’accord doit également être examinée.
Les défauts de fabrication qui ne pouvaient raisonnablement être découverts lors du contrôle avant expédition et dont les preuves montrent qu’ils existaient au moment convenu du transfert des risques restent soumis à investigation et traitement selon le contrat et le droit applicable. Un contrôle satisfaisant n’exonère pas globalement de tous les défauts de fabrication latents.
9. Solutions et étendue de la responsabilité
Après confirmation de notre responsabilité, le client doit, dans les limites du contrat et du droit applicable, nous donner une possibilité raisonnable d’inspection et de remède. Les deux parties confirment d’abord les solutions réalisables, telles que réparation, fourniture complémentaire ou remplacement, ainsi que leurs modalités d’exécution, selon la nature du problème, les marchandises touchées et les besoins d’utilisation. Si aucun remède raisonnable n’est possible, si le remède n’est pas réalisé comme convenu ou si la non-conformité persiste, une réduction de prix, un remboursement approprié ou une autre solution est alors déterminé selon le contrat et le droit applicable ; les recours que la loi permet d’exercer directement restent préservés.
Le périmètre du traitement repose sur le problème établi, les marchandises réellement touchées et les responsabilités correspondantes ; un problème limité ne justifie pas automatiquement le retour du lot entier ou le remboursement de toute la commande. Les produits de remplacement doivent être confirmés selon les spécifications convenues et une plage raisonnable de correspondance ; nous ne promettons pas une identité parfaite entre anciens et nouveaux lots de bois naturel. Si cette différence affecte l’usage convenu, les deux parties confirmeront séparément une solution adaptée.
Les frais d’essais, de retour, de fourniture complémentaire, de transport, de dépose et de réinstallation doivent être déterminés selon la cause de la responsabilité, le contrat et le droit applicable. À l’exception des mesures urgentes et raisonnables de limitation des pertes et des frais dont la prise en charge peut être réclamée légalement, la dépose, la reprise des travaux, la destruction ou les engagements d’indemnisation pris envers des tiers par le client de sa propre initiative ne nous incombent pas automatiquement. Dans la mesure du possible, le périmètre des mesures et les frais destinés à être pris en charge par nous doivent être confirmés par écrit au préalable, justificatifs à l’appui.
Cette politique ne prévoit ni garantie illimitée ni indemnisation inconditionnelle. L’étendue de l’indemnisation, les plafonds de responsabilité, les pertes indirectes et les pertes de bénéfices sont régis par les clauses valides du contrat et le droit applicable ; cette politique n’exclut pas les responsabilités que la loi interdit d’exclure ou de limiter.
Tout retour doit faire l’objet d’une confirmation écrite préalable précisant les marchandises, les quantités, le lieu de retour, le mode de transport et la répartition des frais. N’effectuez pas de retour de votre propre initiative sans cette confirmation ; l’acceptation du retour et le règlement ultérieur sont régis par la solution confirmée par les deux parties et le droit applicable.
10. Modification et annulation des commandes
Le client souhaitant modifier ou annuler une commande doit en faire la demande par écrit le plus tôt possible. Selon l’avancement réel des achats de matériaux, des échantillons, de la production, des emballages dédiés et des préparatifs d’expédition, nous évaluerons la possibilité d’arrêter ou d’ajuster la commande et communiquerons les frais et conséquences sur les délais pour confirmation par les deux parties. Les coûts propres à la commande déjà engagés ou raisonnablement convenus sont réglés selon le contrat et le droit applicable, après déduction des sommes évitables, récupérables ou raisonnablement réaffectables ; une même perte ne peut être facturée deux fois.
Une modification ou annulation ne doit pas être considérée comme acceptée avant un accord écrit. Les deux parties doivent prendre des mesures raisonnables pour éviter l’aggravation des pertes et traiter les sommes déjà versées après confirmation du règlement. Les droits précis d’annulation, les modalités de calcul des frais et les dispositions de remboursement ou de paiement complémentaire suivent le contrat et le droit applicable.
Pour les marchandises B2B personnalisées ou fabriquées sur commande, aucun engagement général de retour ou d’échange sans motif n’est proposé. Les retours, échanges ou annulations pour des raisons autres que la qualité sont régis par le contrat entre les parties et le droit applicable ; les non-conformités de fabrication ou de livraison sont évaluées séparément selon la procédure après-vente de cette politique.
11. Application du contrat et contact
Cette politique présente des indications générales sur les achats et le service après-vente. Les exigences produit, le paiement, les contrôles, la livraison, la garantie et le règlement des litiges de chaque commande sont régis par le contrat valablement conclu entre les parties et le droit applicable ; en cas de différence, les dispositions particulières valides de la commande prévalent. Les mises à jour ultérieures du site ne modifient pas automatiquement et rétroactivement les commandes déjà confirmées.
Veuillez soumettre vos questions via le point de contact après-vente du site Bopman ou auprès du contact commercial indiqué dans la commande, en précisant le numéro de commande pour faciliter la vérification et le traitement.
Traitement après-vente et détermination des responsabilités · Andy@bopman.com · +86 13818381926