BOPMAN B2B-Bedingungen zu Auftragsprüfung und Service nach dem Kauf

1. Auftrags- und Produktbestätigung

Vor Produktionsbeginn bestätigen beide Parteien schriftlich Produktmodell, Holzart, Aufbau, Abmessungen, Sortierung, Farbspektrum, Oberfläche, Menge, Verpackung, Preis, Zahlungsbedingungen, Produktionsplanung und Lieferbedingungen. Individuelles Parkett oder Sonderprodukte erfordern zusätzlich die Bestätigung von Zeichnungen, Verlegerichtung und Mustern. Muster, Zeichnungen, technische Spezifikationen und Prüfchecklisten sind mit Versionsstand zu kennzeichnen und bilden die Grundlage für Herstellung und Abnahme.

Muster dienen der Bestätigung vereinbarter Bereiche für Material, Farbton, Oberfläche und Verarbeitung. Naturholz kann in Maserung, Farbe und Ästen variieren. Die Konformität ist anhand vereinbarter Sortierung, Musterbandbreite und technischer Standards zu bewerten. Probleme außerhalb des vereinbarten Bereichs lassen sich nicht allein mit natürlichen Unterschieden erklären. Websitebilder und Bildschirmfarben ersetzen keine von beiden Parteien bestätigten Muster und schriftlichen Spezifikationen.

2. Mindestbestellmengen und Muster

Aufträge mit individuell bedruckter Markenverpackung: Gerade Dielen beginnen in der Regel bei 300 Quadratmetern je Kombination aus Farbton und Format. Fischgrät, französisches Fischgrät und Formparkett beginnen in der Regel bei 300 Quadratmetern je Spezifikation. Besondere Muster, Materialkombinationen oder Verpackungsanforderungen werden gesondert geprüft.

Großhandelsaufträge für Produkte unserer Eigenmarke oder verfügbare Bestände: In der Regel ab 100 Quadratmetern; mehrere SKUs können bei bestätigter Verfügbarkeit und geeigneten Versandbedingungen kombiniert werden. Einzelmengen, Mischladungen und Verfügbarkeit richten sich nach Angebot und Auftrag.

Bis zu zwei nicht individuell angefertigte Kleinmuster vorhandener Standardprodukte sind ohne Musterkosten erhältlich; Fracht wird gesondert berechnet. Weitere Standardmuster werden separat angeboten. Individuelle Musteranfertigung beginnt bei 150 USD als vereinbartes ganzzahliges Vielfaches von 150 USD. Diese Kosten decken nur die Anfertigung ab, sind nicht erstattbar und können auf einen späteren Großauftrag angerechnet werden. Fracht und weitere Kosten werden vor der Zahlung gesondert bestätigt.

3. Zahlung und Produktionszeit

Nach Bestätigung des Auftrags sowie der erforderlichen Muster und Zeichnungen durch beide Parteien zahlt der Kunde den vereinbarten Produktionsvorschuss. Vorschussanteil, Zahlungswährung, Zahlungsart und Gebührenverteilung stehen im Angebot oder Vertrag. Die Produktion wird eingeplant, sobald der Vorschuss eingegangen ist und sämtliche für die Fertigung erforderlichen Angaben vollständig bestätigt wurden. Beeinträchtigen verspätete Zahlungen oder Bestätigungen des Kunden die Planung, wird der Lieferzeitraum entsprechend Vertrag und tatsächlichen Auswirkungen angepasst; der Kunde wird schriftlich informiert.

Die rechtliche Einordnung des Produktionsvorschusses und die Abrechnung bei Stornierung richten sich nach Vertrag und anwendbarem Recht. Aufzeichnungen über Material, Musterfertigung, Herstellung, auftragsspezifische Verpackung und andere angefallene Kosten sind aufzubewahren. Bei Stornierung oder Änderung erfolgt die Abrechnung anhand des Vertrags, des tatsächlichen Fortschritts und der nach angemessener Schadensminderung verbleibenden Kosten; der Vorschuss wird nicht pauschal als vollständig erstattbar oder vollständig nicht erstattbar behandelt.

Die Fertigung dauert üblicherweise 25–40 Tage nach Eingang der Anzahlung. Konkrete Startbedingungen und Lieferplanung werden anhand von Produkt, Menge, Anpassungsbedarf und Auftrag bestätigt. Fertigungszeit ist nicht gleich Ankunftszeit; Prüfung, Transport und Zollabfertigung sind gesondert zu berücksichtigen.

Auftragsänderungen und verspätete Bestätigungen von Mustern oder Zeichnungen können Preise und Lieferzeiten beeinflussen. Anpassungen sind von beiden Parteien schriftlich zu bestätigen. Wenn Änderungen im Produktionsfortschritt die Lieferung beeinflussen, informieren wir den Kunden über die angepasste Planung.

4. Herstellung und Prüfvereinbarungen

Nach Abschluss der Herstellung und der werkseigenen Prüfung informieren wir den Kunden, damit er die Prüfung vor Versand veranlassen kann. Prüfmethode, Prüfpunkte, Stichprobenumfang, Beurteilungskriterien, Abschlussfrist und Kosten sollen vor Produktionsbeginn im Auftrag bestätigt werden. Die werkseigene Prüfung ersetzt nicht automatisch die Kundenprüfung oder die Bestätigung der Prüfergebnisse. Ergänzt oder ändert der Kunde später Prüfungen, Tests oder Abnahmestandards, sind Machbarkeit, Kosten und Auswirkungen auf die Lieferzeit zunächst schriftlich zu bestätigen. Neue Anforderungen können nicht einseitig zu Abnahmekriterien des ursprünglichen Auftrags erklärt werden.

Der Kunde kann eine Prüfung vor Ort im Werk, durch einen bevollmächtigten Vertreter oder eine unabhängige Prüforganisation, eine Live-Videoprüfung oder – nach schriftlicher Vereinbarung beider Parteien – eine Bestätigung der Prüfergebnisse anhand von Eigenprüfbericht, Fotos und Videos des betreffenden Auftrags wählen. Die Befugnisse der Prüfpersonen und die Wirkung externer Prüfberichte sind im Voraus festzulegen. Prüfberichte und Aufzeichnungen zur Ergebnisbestätigung stellen keine schriftliche Versandfreigabe dar.

Die Prüfung kann Produkte und Chargen, Mengen, Erscheinungsbild, Farbspektrum, Abmessungen, Passung, Verpackung und Versandmarkierungen anhand der Auftragsanforderungen umfassen. Holzfeuchte, strukturelle Leistung und andere technische Parameter sind mit den vereinbarten Methoden, Geräten und Standards zu prüfen. Labortests bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.

Die Kostenverteilung für übliche werkseigene Prüfungen, vereinbartes Videomaterial und vom Kunden beauftragte externe Prüfungen soll im Angebot oder Vertrag festgelegt werden. Kosten zusätzlicher Tests, Prüforganisationen oder vom Kunden gewünschter Wiederholungsprüfungen werden nach Bestätigung wie vereinbart getragen. Wird eine notwendige Wiederholungsprüfung dadurch verursacht, dass wir die Ware nicht vereinbarungsgemäß vorbereitet haben oder bestätigte Fertigungsabweichungen vorliegen, tragen wir angemessene, ursachenbezogene Kosten im vorab vereinbarten Umfang. Angemessene Kosten durch kurzfristige Absage, Terminverschiebung oder zusätzliche Prüfpunkte des Kunden trägt der Kunde gemäß Vereinbarung. Abweichende gesetzliche Anforderungen bleiben anwendbar.

5. Videoprüfung und Bestätigung der Ergebnisse

Eine Videoprüfung beginnt mit der Bestätigung von Auftrag, Charge und Warenumfang. Anschließend werden die gesamte Charge gezeigt, Kartons wie vereinbart geöffnet und Erscheinungsbild, Abmessungen, Passung sowie Verpackung dargestellt. Der Kunde kann Schwerpunkte benennen. Prüfaufzeichnungen sollen Datum, Beteiligte, Versionsstand der verwendeten Muster oder Spezifikationen, Stichprobenmenge, Ergebnisse und nicht erfasste Punkte enthalten. Mit Zustimmung beider Parteien werden die zugehörigen Fotos, Videos, Berichte und Bestätigungsschreiben für die Auftragslieferung und spätere Untersuchungen aufbewahrt.

Videoaufnahmen unterliegen Einschränkungen durch Kamera, Beleuchtung, Netzwerkverbindung und Stichprobenumfang. Sie ersetzen nicht sämtliche Prüfungen vor Ort oder Labortests und bedeuten nicht, dass jedes Bodenelement geprüft wurde. Vor der Prüfung bestätigen beide Parteien, welche Punkte geprüft werden können und welche nicht abgedeckt sind.

Der Kunde oder ein zur Bestätigung der Prüfergebnisse bevollmächtigter Vertreter hält Prüfumfang und Ergebnisse schriftlich fest. Bei Problemen sind Abweichungen, betroffene Mengen, Lösungsplan, Nacharbeiten und erneute Prüfung zu dokumentieren. Nach Abschluss und Bestätigung der entsprechenden Maßnahmen wird die Restzahlung gemäß Vertrag geleistet. Ausdrücklich vom Kunden akzeptierte Abweichungen sind gesondert aufzuführen. Die hier dokumentierten Ergebnisse bestätigen Qualität und Menge und stellen keine Versandfreigabe dar. Die schriftliche Versandfreigabe ist nach bestätigtem Eingang der Restzahlung gesondert zu erteilen.

Jeder Auftrag soll die Prüffrist ab Mitteilung der Versandbereitschaft, die Frist für die Restzahlung nach Bestätigung der Prüfergebnisse, das Verfahren der schriftlichen Freigabe nach Eingang der Restzahlung sowie die Frist für Abholung oder Versandanweisungen festlegen. Bei Verzögerungen des Kunden senden wir gemäß Vereinbarung eine schriftliche Erinnerung mit offenen Schritten, Erledigungsfrist und möglichen Kosten oder Auswirkungen auf die Lieferzeit. Eine ausbleibende Antwort gilt nicht automatisch als bestandene Prüfung oder erteilte Freigabe. Verspätete Organisation bedeutet nicht automatisch, dass das Werk einer Verlängerung der ursprünglichen Zahlungs- oder Abholfrist zugestimmt hat.

Die kostenlose Lagerdauer, ihr Beginn, Lagerentgelte nach ihrem Ablauf und sonstige angemessene Kosten sind im Auftrag zu vereinbaren. Bleiben Prüfung, Zahlung, schriftliche Freigabe oder Abholung nach Ablauf der jeweiligen Fristen offen, können wir nach dem vereinbarten Mitteilungsverfahren angemessene Lagerkosten im vereinbarten Umfang berechnen, den Versandplan anpassen oder nach dem wirksamen Vertrag zulässige Maßnahmen ergreifen. Eine unbegrenzte kostenlose Lagerung wird nicht zugesagt. Gefahrtragung und Versicherung richten sich weiterhin nach Vertrag, Handelsklauseln und anwendbarem Recht; der Fristablauf gilt nicht automatisch als Lieferung.

6. Eingang der Restzahlung und schriftliche Versandfreigabe

Nach Abschluss der Kundenprüfung, Bestätigung der Ergebnisse und Bearbeitung zugehöriger Punkte nach dem von beiden Parteien schriftlich vereinbarten Plan muss der Kunde den Restbetrag innerhalb der vertraglichen Frist vollständig zahlen. Nachdem wir den tatsächlichen Eingang des Restbetrags geprüft haben, erteilt die im Auftrag für die Freigabe benannte Person eine gesonderte schriftliche Versandfreigabe. Erst danach werden Versand oder Übergabe gemäß Auftrag organisiert. Ein Überweisungsbeleg ist kein Zahlungseingang. Vor Eingang des Restbetrags dürfen weder Versandfreigabe erteilt noch Versand organisiert werden; der Zahlungseingang ersetzt seinerseits nicht die schriftliche Freigabe. Geht der Restbetrag nicht wie vereinbart ein, kann die Versandorganisation nach dem Vertrag ausgesetzt werden. Zugehörige Mitteilungen, Lieferanpassungen und Kosten richten sich nach dem Vertrag. Änderungen an Waren, Verpackung oder Transport nach der Freigabe bedürfen einer gesonderten schriftlichen Bestätigung.

Ist ein Teil der Ware streitig, klären beide Parteien unverzüglich schriftlich die betroffene Ware, Prüf- oder Abhilfemaßnahmen sowie Zahlung und Versand des unstreitigen Teils. Forderungsbeträge, Abzüge oder Zahlungseinbehalte sind gemäß Vertrag, schriftlicher Bestätigung beider Parteien und anwendbarem Recht zu behandeln. Eine einseitige Forderung ändert nicht automatisch die vereinbarten Zahlungspflichten; gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

Vor Versand werden Verpackung, Mengen und Versandmarkierungen geprüft. Packliste, Handelsrechnung und vereinbarte Transportdokumente werden entsprechend dem Auftrag bereitgestellt. Containernummern, Plombennummern und Verladeaufzeichnungen richten sich nach der tatsächlichen Versandart und den Auftragsanforderungen.

Der Vertrag sollte Transportart, Lieferort, Frachtkosten, Versicherung sowie Zuständigkeiten für Ausfuhranmeldung und Einfuhrabfertigung klar festlegen. Werden Incoterms® verwendet, sind konkrete Klausel, benannter Ort oder Hafen und Ausgabe anzugeben. Der Gefahrübergang richtet sich nach dieser Vereinbarung und wird nicht pauschal durch Zahlung oder einen Versandstatus bestimmt. Der Eigentumsübergang wird gesondert im Vertrag geregelt.

7. Prüfung bei Ankunft und vor der Verlegung

Prüfen Sie beim Empfang Verpackung, Packstückzahl und offensichtliche Schäden. Bei Schäden, Feuchtigkeitseinwirkung oder Fehlmengen bewahren Sie Fotos vom Empfangsort, Verpackung, Kartonetiketten und Empfangsbelege auf und informieren Sie uns sowie den betreffenden Frachtführer unverzüglich. Die Bearbeitung richtet sich nach den vertraglichen, transportrechtlichen und versicherungsbezogenen Anforderungen.

Prüfen Sie vor der Verlegung Produktmodell, Farbspektrum, Spezifikationen und sichtbaren Zustand. Bei Auffälligkeiten verwenden Sie die betroffene Ware nicht weiter, bewahren Sie Muster und Nachweise auf und treffen Sie angemessene Maßnahmen zur Vermeidung weiterer Schäden. Verlegeumgebung, Untergrund, Lagerung, Verlegung und Pflege müssen den schriftlichen technischen Anforderungen des jeweiligen Produkts entsprechen.

Prüfung, Zahlung, Warenannahme oder Verlegung durch den Kunden beseitigen für sich genommen keine gesetzlich nicht ausschließbare Haftung. Zusätzliche Schäden infolge unterlassener angemessener Prüf- oder Schadensminderungsmaßnahmen des Kunden werden nach tatsächlicher Ursache, Vertrag und geltendem Recht bewertet.

8. Kundendienstfälle und Klärung der Verantwortlichkeit

Bei Qualitäts- oder Lieferproblemen nennen Sie zunächst Auftragsnummer, Produktmodell oder Charge, Problembeschreibung, betroffene Menge und fügen Fotos oder Videos bei. Je nach Sachverhalt können auch Kartonetiketten, Packlisten, Prüfberichte, Empfangsbelege sowie Angaben zu Lagerung oder Verlegeumgebung erforderlich sein. Bewahren Sie betroffene Ware, notwendige Verpackung und repräsentative Muster zur Prüfung auf. Meldefrist, erfasste Produkte sowie Dauer und Beginn etwaiger Gewährleistungs- oder Garantieansprüche richten sich nach Vertrag und anwendbarem Recht. Kontaktieren Sie uns nach Feststellung eines Problems zeitnah.

Wir untersuchen die Ursache anhand schriftlicher Spezifikationen, freigegebener Muster, Prüfprotokolle vor Versand, Versandunterlagen und gegebenenfalls erforderlicher Prüfergebnisse. Die Einreichung oder Annahme eines Falls zur Prüfung bedeutet weder eine festgestellte Verantwortlichkeit noch eine Entschädigungszusage. Sind Nachprüfung oder Prüfung durch Dritte erforderlich, sollen beide Parteien zunächst Stelle, Methoden, Muster und Kostenvereinbarung bestätigen. Die Kosten werden nach Vertrag anhand der festgestellten Ursache abgerechnet. Tragen mehrere Ursachen zu einem Schaden bei, erfolgt die Behandlung nach den jeweiligen Ursachen, Verantwortlichkeiten und geltendem Recht.

Konkrete Abweichungen, die bei der Prüfung klar offengelegt und vom Kunden schriftlich angenommen wurden, werden innerhalb des beiderseitig bestätigten Umfangs behandelt und können nicht erneut als nicht offengelegte Probleme vorgebracht werden. Nicht offengelegte Probleme und nicht vereinbarte Änderungen sind von dieser Annahme nicht erfasst.

Probleme durch Transport, Be- oder Entladung, Lagerung, Feuchteeinwirkung auf der Baustelle, Untergrund, Verlegung, Nutzung oder Pflege sind nach tatsächlicher Ursache und vereinbarter Risikoverteilung zu bewerten und nicht automatisch als Fertigungsqualitätsproblem einzuordnen. Auch Abweichungen bei Verpackung oder Versand sind zu untersuchen.

Fertigungsfehler, die bei der Prüfung vor Versand vernünftigerweise nicht erkennbar waren und nachweislich bereits zum vereinbarten Zeitpunkt des Gefahrübergangs bestanden, werden weiterhin nach Vertrag und geltendem Recht untersucht und behandelt. Eine bestandene Prüfung ist kein pauschaler Haftungsausschluss für sämtliche verborgenen Fertigungsfehler.

9. Abhilfemaßnahmen und Verantwortungsumfang

Sobald unsere Verantwortlichkeit bestätigt ist, soll der Kunde uns im Rahmen von Vertrag und geltendem Recht eine angemessene Gelegenheit zur Prüfung und Abhilfe geben. Beide Parteien bestätigen zunächst machbare Möglichkeiten wie Reparatur, Nachlieferung oder Ersatz sowie die Umsetzung anhand von Art des Problems, betroffenen Waren und Nutzungsbedarf. Ist eine angemessene Abhilfe nicht möglich, wird sie nicht vereinbarungsgemäß abgeschlossen oder erfüllt sie die Anforderungen weiterhin nicht, werden Minderung, angemessene Erstattung oder eine andere Lösung nach Vertrag und geltendem Recht bestimmt. Unmittelbar gesetzlich zustehende Abhilfen bleiben unberührt.

Der Umfang der Abhilfe richtet sich nach dem festgestellten Problem, den tatsächlich betroffenen Waren und der entsprechenden Verantwortlichkeit. Ein örtlich begrenztes Problem berechtigt nicht automatisch zur Rückgabe der gesamten Charge oder Erstattung des gesamten Auftrags. Ersatzprodukte werden anhand der vereinbarten Spezifikationen und eines angemessenen Abstimmungsbereichs bestätigt. Wir versprechen keine Identität alter und neuer Naturholzchargen. Beeinträchtigt eine Abweichung die vereinbarte Nutzung, bestätigen beide Parteien gesondert eine geeignete Lösung.

Kosten für Prüfung, Rücktransport, Nachlieferung, Transport, Ausbau und erneute Verlegung werden nach Ursache und Verantwortlichkeit, Vertrag und geltendem Recht bestimmt. Abgesehen von dringenden, angemessenen Schadensminderungsmaßnahmen und gesetzlich erstattungsfähigen Kosten übernehmen wir nicht automatisch Kosten eigenständig vom Kunden veranlassten Ausbaus, Nacharbeit oder Vernichtung oder gegenüber Dritten eingegangene Entschädigungszusagen. Umfang und Kosten von Maßnahmen, die wir tragen sollen, sind möglichst vorab schriftlich zu bestätigen; Nachweise sind aufzubewahren.

Diese Bedingungen gewähren weder eine unbegrenzte Garantie noch bedingungslose Entschädigung. Entschädigungsumfang, Haftungsgrenzen, mittelbare Schäden und entgangener Gewinn richten sich nach wirksamen Vertragsbestimmungen und geltendem Recht. Gesetzlich nicht ausschließbare oder beschränkbare Haftung bleibt unberührt.

Rücksendungen bedürfen einer vorherigen schriftlichen Bestätigung von Waren, Menge, Rücksendeziel, Transportart und Kostenverteilung. Bitte senden Sie keine Waren ohne Bestätigung zurück. Annahme zurückgesandter Waren und anschließende Abrechnung richten sich nach dem von beiden Parteien bestätigten Plan und geltendem Recht.

10. Auftragsänderung und Stornierung

Kunden mit Änderungs- oder Stornierungswunsch sollen möglichst früh einen schriftlichen Antrag stellen. Anhand des tatsächlichen Fortschritts von Materialbeschaffung, Musteranfertigung, Fertigung, spezieller Verpackung und Versandvorbereitung prüfen wir, ob Arbeiten gestoppt oder angepasst werden können, und legen Auswirkungen auf Kosten und Lieferung zur beiderseitigen Bestätigung vor. Bereits entstandene oder angemessen verbindlich eingegangene auftragsspezifische Kosten werden nach Vertrag und geltendem Recht abgerechnet, abzüglich vermeidbarer, rückgewinnbarer oder sinnvoll anderweitig nutzbarer Beträge. Derselbe Verlust darf nicht doppelt berechnet werden.

Bis zu einer schriftlichen Vereinbarung gelten Änderung oder Stornierung nicht als angenommen. Beide Parteien sollen angemessene Maßnahmen zur Vermeidung weiterer Schäden treffen. Bereits geleistete Zahlungen werden nach Bestätigung der Abrechnung behandelt. Konkrete Stornierungsrechte, Kostenberechnung sowie Erstattungs- oder Nachzahlungsvereinbarungen richten sich nach Vertrag und geltendem Recht.

Für individuell und auf Bestellung gefertigte B2B-Waren bieten wir keine allgemein geltende Zusage grundloser Rückgaben oder Umtausche. Rückgabe, Umtausch oder Stornierung aus nicht qualitätsbezogenen Gründen richten sich nach dem Vertrag der Parteien und geltendem Recht. Fertigungs- oder Lieferabweichungen werden gesondert im hier beschriebenen Serviceverfahren bewertet.

11. Vertragsgeltung und Kontakt

Diese Richtlinie enthält allgemeine Informationen zum Einkauf und Kundendienst. Produktanforderungen, Zahlung, Prüfung, Lieferung, Gewährleistung und Streitbeilegung jedes Auftrags richten sich nach dem wirksamen Vertrag beider Parteien und anwendbarem Recht. Bei Abweichungen haben wirksame auftragsspezifische Bedingungen Vorrang. Spätere Änderungen der Website ändern bereits bestätigte Aufträge nicht automatisch rückwirkend.

Melden Sie Probleme über den Kundendienstkontakt auf der Bopman-Website oder den im Auftrag benannten Geschäftskontakt. Geben Sie die Auftragsnummer an, damit wir den Vorgang prüfen und bearbeiten können.